Com vam construir el sistema de gestió del despatx Masnou Advocats
Manel Hernández Fa força mesos que treballem amb en Jordi Masnou, advocat a Pineda de Mar. Va arribar a IAvers amb una idea clara: volia entendre fins on podia arribar amb les eines d’intel·ligència artificial al despatx. No amb pressa, i sense que ningú li vengués res que no necessités.
La primera conversa no va ser sobre tecnologia. Va ser sobre com treballa un despatx d’advocats.
El que ja funcionava
En Jordi no partia de zero. Tenia un sistema propi: carpetes organitzades, plantilles per a cada tipus de contracte, Google Calendar per a l’agenda, processos interns que havia anat afinant amb els anys.
El problema no era que li faltés tecnologia. Era que algunes parts del treball —les més mecàniques, les més repetitives— li consumien atenció que podria estar posant en altres llocs.
Buscar un document concret entre carpetes. Recordar a un client que faltava una signatura. Enviar un avís de cita. Gestionar els processos de jura. Tasques que calia fer, però que no requerien el criteri d’un advocat per dur-les a terme.
Entendre abans de construir
Abans de proposar res, vam passar temps entenent com treballava realment. Quins passos feia cada dia. En quin moment del procés quedava penjada l’atenció. Quines coses podrien passar soles si hi hagués un sistema al darrere.
Aquí és on la majoria de projectes tecnològics fallen: arriben amb una solució feta i intenten encaixar-la al negoci. Nosaltres fem el contrari. Primer entenem el flux real, i llavors construïm al voltant.
Amb en Jordi vam identificar quatre àrees on podíem intervenir sense trencar el que ja funcionava.
El que hem construït
El sistema que hem desplegat a Masnou Advocats connecta quatre mòduls que treballen junts:
Gestió de clients i onboarding. Des del primer contacte fins a tenir el client donat d’alta amb tota la documentació en ordre. El procés que abans requeria diverses passades manuals ara segueix un flux automatitzat amb supervisió humana als punts que ho requereixen.
Contractes i fulls d’encàrrec. El sistema genera esborranys a partir de les pròpies plantilles del despatx. En Jordi no ha hagut d’abandonar les seves plantilles —les hem integrat. La IA s’encarrega de l’esborrany inicial; l’advocat revisa i signa.
Agenda amb recordatoris automàtics. El Google Calendar que ja usaven ha quedat connectat al sistema. Ara els recordatoris de cita surten automàticament per SMS i correu, sense que ningú hagi de recordar-ho. Els processos de jura, que requereixen comunicació puntual amb els clients, segueixen el mateix esquema.
Actes de reunió. L’últim mòdul que hem afegit: un assistent que ajuda a estructurar les actes a partir de notes o de l’enregistrament de la reunió.
Tot el sistema és en català. Les dades del despatx queden sota el seu control.
Supervisió humana, no substitució
Una cosa que en Jordi tenia clara des del principi: no volia automatitzar decisions que requereixen criteri jurídic. I té raó.
El sistema que hem construït s’ocupa de la feina mecànica. La gestió de documents, els recordatoris, els esborranys inicials. Tot el que pot passar sol, passa sol. Tot el que requereix un advocat, arriba a un advocat.
És la diferència entre automatitzar el que no cal pensar i pretendre que una màquina pot substituir el judici professional. No és el que fem, ni el que té sentit fer.
Com ha quedat
El despatx continua treballant molt —el volum de feina d’en Jordi no ha baixat. Però la feina mecànica ja no li ocupa l’atenció.
L’onboarding de nous clients és més àgil. Els recordatoris surten sols. Els esborranys de documents es generen en segons. I el temps que tot plegat alliberava ara va a on ha d’anar: al treball jurídic.
Quan té sentit fer quelcom similar
No tots els despatxos necessiten un sistema com aquest. Si el volum és baix i els processos actuals funcionen bé, no cal tocar res.
Té sentit quan el creixement del despatx fa que la gestió manual comenci a ser un pes. Quan les tasques repetitives comencen a acumular-se. Quan vols tenir control real sobre les teves dades sense dependre d’eines externes que no saps on guarden la informació.
Si és el teu cas, podem parlar-ne. No per vendre’t res, sinó per entendre si el que fem té sentit al teu context.
IAvers és una consultoria d’intel·ligència artificial per a pimes catalanes. Treballem des de Pineda de Mar.
Preguntes freqüents
Per què un despatx d'advocats hauria d'automatitzar processos amb IA?
Perquè una part important del temps d'un advocat es va en feina mecànica —buscar documents, recordar cites, generar esborranys— que no requereix criteri jurídic. Automatitzar aquesta capa allibera hores per al treball legal real, sense substituir cap decisió professional.
El sistema substitueix el judici de l'advocat?
No. El sistema s'ocupa de la feina mecànica: gestió documental, recordatoris, esborranys inicials. Tot el que requereix criteri jurídic continua sent responsabilitat humana. La IA proposa, l'advocat disposa.
Què passa amb les dades del despatx i dels clients?
Les dades queden sota control del despatx. Treballem amb solucions que processen la informació en entorns controlats, complint GDPR i sense pujar contractes ni dades sensibles a serveis genèrics al núvol.
Quant triga implementar un sistema com el de Masnou Advocats?
Depèn del volum i la complexitat dels processos. A Masnou Advocats hem desplegat els quatre mòduls de manera incremental durant diversos mesos, validant cada peça abans de passar a la següent. No és un projecte de cop, és un acompanyament.
Quan té sentit un sistema com aquest per al meu despatx?
Quan el creixement comença a fer que la gestió manual sigui un pes, quan les tasques repetitives s'acumulen o quan vols control real sobre les dades sense dependre d'eines externes opaques. Si el volum és baix i tot funciona, no cal tocar res.